Nabór wniosków o dofinansowanie to zamknięty w czasie konkurs ogłaszany przez instytucję zarządzającą programem, w którym firmy lub osoby fizyczne mogą składać wnioski o dotację. Każdy nabór ma ściśle określoną datę otwarcia i zamknięcia, budżet nazywany alokacją, regulamin, kryteria oceny oraz wzory dokumentów. Wszystkie te elementy są publikowane razem jako pakiet dokumentacji konkursowej i obowiązują wyłącznie w ramach tego konkretnego naboru.
Nabory wniosków o dofinansowanie mogą być konkursowe lub niekonkursowe. W trybie konkursowym projekty rywalizują ze sobą punktami i do dofinansowania trafiają te z najwyższą oceną, aż do wyczerpania alokacji. W trybie niekonkursowym każdy projekt spełniający kryteria dostępu i formalne otrzymuje dofinansowanie niezależnie od punktacji innych wnioskodawców.
Kluczową kwestią praktyczną jest to, że nabory wniosków są otwierane i zamykane w różnych, często nieprzewidywalnych terminach. Złożenie wniosku po terminie jest niemożliwe, bez żadnych wyjątków. Dlatego monitorowanie kalendarza naborów przez cały rok jest podstawą skutecznej strategii pozyskiwania dofinansowań dla firm. Warto śledzić portal funduszeeuropejskie.gov.pl, stronę Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości oraz witryny Urzędów Marszałkowskich właściwych dla swojego województwa.
Zob. również: Jak czytać ogłoszenie o naborze dotacji, Dotacje dla firm – przegląd dostępnych form pomocy finansowej