Beneficjent to podmiot, firma, osoba fizyczna lub organizacja, który podpisał umowę o dofinansowanie z instytucją zarządzającą programem i jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu. Samo przyznanie dotacji nie czyni kogoś beneficjentem. Status ten uzyskuje się dopiero w momencie podpisania umowy z instytucją finansującą.
Bycie beneficjentem wiąże się z całym szeregiem obowiązków, które trwają znacznie dłużej niż sam projekt. Beneficjent musi realizować projekt zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem, dokumentować każdy wydatek, składać wnioski o płatność, osiągać zadeklarowane wskaźniki projektu i utrzymywać trwałość projektu przez trzy do pięciu lat po jego zakończeniu. W tym czasie instytucja zarządzająca może przeprowadzić kontrolę zarówno dokumentacyjną, jak i na miejscu realizacji projektu.
Ważne jest też to, czego beneficjent nie może robić bez zgody instytucji zarządzającej. Nie wolno mu zmieniać zakresu projektu, sprzedawać dofinansowanego sprzętu, zmieniać sposobu finansowania ani istotnie modyfikować wskaźników. Każda taka zmiana wymaga pisemnego aneksu do umowy. Naruszenie warunków umowy, nawet nieświadome, może skutkować korektą finansową lub obowiązkiem zwrotu całości dotacji wraz z odsetkami.
Zob. również: Jak czytać ogłoszenie o naborze dotacji, Dotacje dla firm – przegląd dostępnych form pomocy finansowej