Okres kwalifikowalności wydatków to przedział dat określony w regulaminie naboru lub umowie o dofinansowanie, w którym beneficjent może ponosić wydatki rozliczane z dotacji. Wydatki poniesione przed datą otwarcia lub po dacie zamknięcia okresu kwalifikowalności nie zostaną dofinansowane, nawet jeśli są zgodne z listą kosztów kwalifikowanych i wynikają bezpośrednio z realizowanego projektu.
Okres kwalifikowalności wydatków jest jednym z pojęć, które w praktyce generuje najwięcej nieporozumień i kosztownych błędów. Najczęstszy z nich polega na tym, że firma podpisuje umowę z dostawcą lub dokonuje zakupu jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Tymczasem w wielu programach data kwalifikowalności wydatków zaczyna się właśnie od dnia podpisania umowy z instytucją zarządzającą. Wcześniejszy zakup jest wtedy automatycznie niekwalifikowany i nie zostanie zrefundowany.
W niektórych programach, między innymi w wybranych naborach Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, możliwe jest ponoszenie wydatków już od daty złożenia wniosku, a nie dopiero od podpisania umowy. Wydatki poniesione przed złożeniem wniosku pozostają jednak zawsze niekwalifikowane. Ponieważ każdy nabór ma własne zasady w tym zakresie, warto dokładnie sprawdzić regulamin jeszcze przed pierwszym wydatkiem związanym z planowanym projektem.
Zob. również: Jak czytać ogłoszenie o naborze dotacji, Dotacja z Urzędu Pracy na otwarcie firmy