Wniosek o płatność to dokument składany przez beneficjenta po poniesieniu wydatków w ramach realizowanego projektu dotacyjnego, na podstawie którego instytucja zarządzająca refunduje poniesione koszty lub wypłaca kolejną transzę przyznanego dofinansowania. Jest to podstawowy instrument rozliczenia projektu i główny dowód na to, że środki zostały wydatkowane zgodnie z umową i regulaminem naboru.
Wniosek o płatność wymaga dołączenia szczegółowej dokumentacji potwierdzającej każdy poniesiony wydatek kwalifikowany. W zależności od programu mogą to być faktury lub rachunki wraz z potwierdzeniami zapłaty, protokoły odbioru i przekazania sprzętu, umowy z dostawcami, zestawienia godzin pracy lub inne dokumenty wskazane w regulaminie. Instytucja zarządzająca weryfikuje zarówno poprawność formalną dokumentów, jak i ich zgodność z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu.
W większości programów dotacyjnych środki wypłacane są właśnie w trybie refundacji, co oznacza, że beneficjent najpierw ponosi wydatki z własnych środków, a dopiero po złożeniu i zatwierdzeniu wniosku o płatność otrzymuje zwrot poniesionych kosztów. Niektóre programy przewidują jednak możliwość wypłaty zaliczki na początku realizacji projektu, co pozwala uniknąć konieczności angażowania znacznych środków własnych w pierwszej fazie inwestycji.
Zob. również: Dotacje dla firm – przegląd dostępnych form pomocy finansowej, Jak czytać ogłoszenie o naborze dotacji